4 个上班族该知道的网上沟通礼仪

hownottotextyourcolleagues

中学要联络同学时,你用ICQ、MSN还是WhatsApp?这条问题不但会暴露你的年龄,也展现网上通讯科技在过去30年变化多大。

近十年,WhatsApp和各大社交媒体日益普及,不少公司都有WhatsApp Group,方便沟通联谊。不少Startup也会使用Slack作为公司讲公事、约Lunch食什么的平台。新科技固然带来便利,也为我们职场生活添了不少乐趣。例如开会无聊时,你可以寄个翻白眼贴图给你身边的同事。但缺点是,公私界线越来越模糊。以前你会有公司和私人email,两者一刀切,非常分明。如今与同事、老板、朋友、家人沟通,都是用手机。用的工具一样,难道沟通时,你就能同事当朋友,老板当老友?当然不是!学会下面这4个礼仪,让你WhatsApp也用得专业!

1. 对的时间(对的人)

你可能会睡觉前发短讯给男、女朋友,讲声「晚安」。但如果这时收到上司「温馨提示」你明天九点半开会,你会作何感想?虽然你无时无刻都可以发短讯给朋友和家人,但论到你的同事,还是先看看时间吧!

大部分人都会将手机放置床边。所以,当你在凌晨十二点还WhatsApp同事或上司,可能会打扰到对方休息。职场礼仪专家Jacqueline Whitmore建议,如非紧急状况,就明天再讲吧!企业家 John Rampton也说,除非你和同事私地下有联络,不然放工后就不该再打扰对方。如果你怕自己忘记,或是真的想对方尽快看到这个讯息,可以考虑电邮对方。

2. 秒回不是梦?

Slack等等新兴的即时通讯应用程式提高沟通效率,有助跨部门合作。部门与部门之间就算身在不同地方和时区,都可以即时沟通。可是,虽然使用的是「即时」沟通应用程式,也不应该要求同事秒回你的message。有指对员工来说,即时通讯软件最大的弊端就是其「即时」的特性。员工对必须立即回覆,感到很有压力。

在LinkedIn上,生产力专家Suzanna Kaye分享说,收到与公事有关的message,理想的回覆期限是12小时。当然,香港步伐急促,在白天12个小时才回覆可能有点过分。但就算是办公时间,也别要求对方秒回你!毕竟对方可能在开会,或是在处理其他project。如果是非办公时间,就和第一条一样,在适当的时候才传短讯。事情非常紧急,或是你需要立刻得到答覆的话,打个电话吧。

3. 表情符号用还是不用? 😂

到底职场适不适合使用表情符号?目前没有一个特定的标准。

有调查发现,只有约二成高级管理层觉得在职场上使用表情符号完全无问题。但是调查也发现,约四成受访者认为在某些情况下,可以使用表情符号,一切只是视乎场合和情况。 Marketing Senior Director Dennis Collins认为,表情符号能表达个人的语气,有助文字短讯交流。

那到底表情符号用唔用好?职场礼仪专家Sharon Schweitzer 提议,在专业场合避免使用表情符号、搞笑贴图。换句话说,如果你在Slack和同事商讨一个新的project,那就少用表情符号,以免看起来不专业。如果讨论今日Lunch叫什么外卖,就按照你喜欢的使用吧!

4.不要滥用缩写

A: “Can u plz take a look at this PRPSL?” (帮我看一下这个计画书可以吗?)

B: “Np, when do u need it?”(没问题,你什么时候要?)

A: “Need 2 submit it ASAP, tn?”(要尽快交,今晚?)

B: “SMH, y do u always do things at the last min?”(“摇头”,你怎么老是把事情留到最后一刻?)

A: “LOL, IDK”(LOL,我也不知道)

没有句末的翻译,以上对话你又明白多少?在香港,公事电邮来往多数用英文,"ASAP"(as soon as possible)、"tmr"(tomorrow)等缩写很普及。与朋友发短讯时,"LOL"(lough out loud)也很常用。那么要发短讯上司同事,甚至客户的时候,到底我们可以用多少缩写?

Whitmore 建议,如果你要联络新客户,或是你和对方不熟,多用三十秒把字句完整打出来吧。用缩写虽然方便快捷,但如果你和客户联络时,用很多缩写,例如"u"(you)、 "2"(to或too)、"np"(no problem)、"PRPSL"(proposal),可能会让对方觉得你是匆匆忙忙发短讯的,显得没有诚意。另外,用缩写、使用即时通讯应用程式的原意都是方便沟通,如果你用的缩写比较冷门,例如“SMH”(shaking my head) ,对方根本不明白,反而妨碍沟通。所以,除了传统email会用到的缩写,例如"ASAP"、"etc."(et cetera),在职场上其他还是尽量少用吧!

--

编辑精选:

SOS!三招教你在职场上求助

2018香港5大初创公司

写好Email的五句定律

职场禁语 在公司绝对不要讲的5句话

如何进行团队沟通

Sophia Wong

从事Marketing,撰写揾工及面试技巧等职场文章。

8 分钟阅读

相关搜寻

为你推荐...

老闆不喜欢我、给上司针对、不被主管信任......很多上班族都会很担心,因为上司对你的观感和态度,很影响自己工作的身心健康。但万一真的合不来,怎样办?

同事讨厌我、遇到自私同事、同事关係差...职场人际关一向是打工仔的课题,同事关係是否良好,这对能不能舒心工作,非常重要。

「招聘广告和未来上司都说得天花乱坠,去了才发现人家的「真面目」。如果对方「货不对板」,发现中了埋伏,那如何在辞职的同时而又不失霸气呢?

有调查访问2,000 美国人,发现当中逾五成的人每年至少收到一份不想要的礼物。不想乱买礼物,可是又不知道公司圣诞派对的交换礼物没什么好?先看看这7个令人咋舌的圣诞礼物,再参考一些实用建议吧!

9找工作
中型 · 旅遊 · 赤鱲角, 香港
32找工作
大型 · 电讯 · 香港
10找工作
大型 · 资讯科技服务及顾问 · 铜锣湾
51找工作
大型 · 保險业 · 香港