半夜仲Text同事?4 個職場溝通禮儀

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中學要傾project時,你用ICQ、MSN還是WhatsApp來聯絡同學?這條問題不但會暴露你的年齡,也展現網上通訊科技在過去30年變化多大。

近十年,WhatsApp和各大社交媒體日益普及,不少公司都有WhatsApp Group,方便溝通聯誼。不少Startup也會使用Slack作為公司傾公事、約Lunch食什麼的平台。有新科技用固然方便,可以在開會無聊時Send個反白眼Meme給你身邊的同事,也為我們職場生活添了不少樂趣。但缺點是,公私界線越來越模糊。以前你會有公司和私人email,兩者一刀切,非常分明。如今與同事、老闆、朋友、家人溝通,都是用手機。用的device一樣,難道你就能同事當朋友,老闆當老友?當然不是!學會下面這4個禮儀,讓你WhatsApp也用得專業!

1. 對的時間(對的人)

你可能會臨睡前WhatsApp男、女朋友,講聲「早唞」。但如果這時收到上司「溫馨提示」你聽朝九半開會,你會作何感想?雖然你24/7都會 WhatsApp 朋友和家人,但論到 WhatsApp 你的同事,還是先看看時間吧!

大部分人都會將手機放置床邊。所以,當你在凌晨十二點還 WhatsApp 同事或上司,可能會打擾到對方休息。職場禮儀專家Jacqueline Whitmore建議,如非緊急狀況,就明天再講吧!企業家 John Rampton也說,除非你和同事私地下有聯絡,不然放工後就不該再打擾對方。如果你怕自己忘記,或是真的想對方盡快看到這個訊息,可以考慮email對方。

2. 秒回不是夢?(回覆時限有幾耐?)

Slack 等等新興的即時通訊軟件提高溝通效率,有助跨部門合作。部門與部門之間就算身在不同 office,甚至不同時區,都可以即時溝通。可是,雖然使用的是「即時」溝通軟件,也不應該要求同事秒回你的message。有指對員工來說,即時通訊軟件最大的弊端就是其「即時」的特性。員工對必須立即回覆,感到很有壓力。

在 LinkedIn 上,生產力專家Suzanna Kaye分享說,收到與公事有關的message,理想的回覆期限是12小時。當然,香港步伐急促,在白天12個小時才回覆可能有點過分。但就算是辦公時間,也別要求對方秒回你!畢竟對方可能在開會,或是在處理其他project。如果是非辦公時間,就和第一條一樣,在適當的時候才send。事情非常緊急,或是你需要立刻得到答覆的話,打個電話吧。

3. 表情符號用不用?😂

到底職場適不適合使用表情符號?目前沒有一個特定的標準。

有調查發現,只有約二成高級管理層覺得在職場上使用表情符號完全無問題。但是調查也發現,約四成受訪者認為在某些情況下,可以使用表情符號,一切只是視乎場合和情況。Marketing Senior Director Dennis Collins認為,表情符號能表達個人的語氣,有助文字短訊交流。

那到底表情符號用唔用好?職場禮儀專家Sharon Schweitzer 提議,在專業場合避免使用表情符號、搞笑貼圖。換句話說,如果你在Slack和同事商討一個新的project,那就少用表情符號,以免看起來不專業。如果在channel上討論今日Lunch叫邊間外賣,就按照你喜歡的使用吧!

4. 不要濫用縮寫ok?

A: “Can u plz take a look at this PRPSL?” (幫我睇下個proposal得嗎?)

B: “Np, when do u need it?”(無問題,你幾時要?)

A: “Need 2 submit it ASAP, tn?”(要盡快交,今晚?)

B: “SMH, y do u always do things at the last min?”(搖搖頭,你點解成日咁last minute㗎?)

A: “LOL, IDK”(LOL,唔知呢)

沒有句末的翻譯,以上對話你又明幾多?在香港,公事email來往多數用英文,"ASAP"(as soon as possible)、"tmr"(tomorrow)等縮寫很普及。與朋友WhatsApp時,"LOL"(lough out loud)也很常用。那麼要WhatsApp上司同事,甚至客戶的時候,到底我們可以用多少縮寫?

Whitmore 建議,如果你要聯絡新客戶,或是你和對方不熟,多用三十秒把字句完整打出來吧。用縮寫雖然方便快捷,但如果你和客戶聯絡時,用很多縮寫,例如"u"(you)、 "2"(to或too)、"np"(no problem)、"PRPSL"(proposal),可能會讓對方覺得你臨急臨忙send message,顯得沒有誠意。另外,無論時用縮寫,還是WhatsApp別人,原意都是方便溝通,如果你用的縮寫比較冷門,例如“SMH”(shaking my head) ,對方根本不明白,反而妨礙溝通。所以,除了傳統email會用到的縮寫,例如"ASAP"、"etc."(et cetera),在職場上其他還是盡量少用吧!

tearsofjoyemoji

圖譯:請不要使用縮寫

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Sophia Wong

從事Marketing,撰寫揾工及面試技巧等職場文章。

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