【职场新鲜人必看】5大实用 Excel / Google Sheet 基本功

5大实用 Excel / Google Sheet 基本功

CV 写咗识 Microsoft Excel? 基本吧。

当上司叫你整理 data 时...点样「一键美化」excel? 将一行资料分成不同栏位要逐项 copy n paste?

想轻鬆整合资料,其实唔难:这篇文章将介绍 5 个实用 Excel 小技巧,Google Sheet 都能用!

1. 快速设定表格颜色+筛选功能 [Table Formatting]

【Excel 格式化为表格示范】

Excel 教学 Table Formatting

先选取资料范围 > [Home 常用] > [Format as Table 格式化为表格]

选择你喜欢的配色,如果你的表格有标题,则勾选该框。

当你将 Excel form 格式化为表格后,便可以轻鬆地进行排序和过滤数据。

【Google Sheet 美化表格示范】

Excel 教学 Table Formatting

先选取资料范围 > [Format 格式] > [Alternating Colors 交替颜色]

选择你喜欢的配色,如果你的表格有标题,则勾选该框。

至于排序和过滤资料,Google Sheet 每栏右角箭咀有各项选择,如以 A-Z 排序、选择特定资料范围等。

2. 一键转换多项数值 [Paste Special 选择性贴上]

不想手动转换数值、加减乘除等公式? Excel 的 [Paste Special 选择性贴上] 命令既方便又强大。

【Excel 将数值设定成「百万」为单位示范】

例如我们想将全数转换单位成百万,更简洁地展示支出, 一共有四步:

Excel 教学 Paste Special

1】先输入除数数值[1,000,000],然后 [複製 Copy] 这格

Excel 教学 Paste Special

2】选择你想简化的资料范围,然后按右键 [Paste Special 选择性贴上]

Excel 教学 Paste Special

3】在 [Paste Special 选择性贴上] 的 [Operation 运算] 选择 [Divide 除]

Excel 教学 Paste Special

4】完成!别忘了将单位改成百万

(註:Google Sheet 现时没有 Paste Special 功能,想一次过转换数值可参考下一个功能!)

3. 将一栏数值 加减乘除 同一格数值 (「$」锁定)

在 Excel 或 Google Sheet 上加入运算公式并不难,但当你将某格「一拉到底」複製公式时,也许公式所指定的数值会移位!

怎样确保整栏资料都是根据相同数值(同一格资料)?我们可以在公式加入「$」以锁定储存格。

【Excel / Google Sheet 汇率换算示范】

以汇率换算的支出表为例,我们要将整栏数值从美金 (Column B) 换成欧罗 (Column C),而汇率则写在 B12 格上。 Excel Google Sheet 汇率换算教学

我们在输入公式 [B3*B12] 时,需在想锁定的资料格的栏和列前加上「$」

▶ [B3*$B$12] ,再把这公式格拉到底,整栏数值便以 B12格的汇率作转换

当汇率有所变动时,只要更新 B12这个锁定格的资料便可以!

4. 将文字分成不同栏 (Text to Columns)

当你从网页、word file 等 copy 资料到 Excel,所有数据都会放到同一格内...

怎样将这些资料分成不同栏,以用作进一步数据分析?

【Excel 将文字分成不同栏示范】

Excel 教学 将文字分成不同栏 Text to Columns

1】选择资料范围,[Data 资料] > [Text to Columns 资料剖析]

Excel 教学 将文字分成不同栏 Text to Columns

2】选择 [Delimited 分隔符号] > 按下一步

Excel 教学 将文字分成不同栏 Text to Columns

3】选取用什么符号分隔资料,例如 Tab键、Space空格等 > 按下一步

看过预览后 > 按完成

Excel 教学 将文字分成不同栏 Text to Columns

4】成功将资料分隔在不同储存格

【Google Sheet 将文字分成不同栏示范】

Google Sheet 教学 将文字分成不同栏 Text to Columns

[Data 资料] > [Split text to columns 将文字分成不同栏]

选择资料的 Separator分隔符号,例如 Space空格 / 或可选择 Detect automatically自动侦测

完成!

5.「&」及「””」合併储存格文字

上一个技巧教大家分隔资料,那么怎样合併合併储存格?

我们可以在公式裏利用「&」合併不同储存格文字,以及用「””」加入分隔符号,在整理资料甚至 email list 时都非常方便!

例如我们常用到的 Google form,收集问卷结果后怎样合併姓氏和名字?

【Excel / Google Sheet 合併储存格文字示范】

Excel Google Sheet 教学 合併储存格文字 Combining data

为了合併 名字 (Column A)和 姓氏 (Column B),我们要在公式输入 [A2&B2]

想在名字和姓氏之间加入空格,我们要在 A2 和 B2 中间输入「” ”」

▶ [A2&“ ”&B2]

一拉到底,完成!

(註:「” ”」裏可以放其他符号,例如「;」「,」、文字等,只要记得前后用「&」来连接就可以轻鬆合併储存格)

Excel for Marketers Course

——

Vanna 编辑精选:

【小编唔易做】10个实用 Digital Marketing 免费工具介绍

【数据分析】Marketer 必备的 3 个数据视觉化工具 (容易上手)

【项目管理 Tips】8大常见 Project Management 工具

Esther Kwong

新界九龙混血儿 | Content Marketer | 不懂画图的设计师

11 分钟阅读

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