【Fresh Grad 睇晒佢】5大實用 Excel / Google Sheet 基本功

5大實用 Excel / Google Sheet 基本功

CV 寫咗識 Microsoft Excel? 基本啦。

當上司叫你整理 data 時...點樣「一鍵美化」excel? 將一行資料分成不同欄位要逐項 copy n paste?

想輕鬆整合資料,其實唔難:這篇文章將介紹 5 個實用 Excel 小技巧,Google Sheet 都用得!

1. 快速設定表格顏色+篩選功能 [Table Formatting]

【Excel 格式化為表格示範】

Excel 教學 Table Formatting

先選取資料範圍 > [Home 常用] > [Format as Table 格式化為表格]

選擇你喜歡的配色,如果你的表格有標題,則勾選該框。

當你將 Excel form 格式化為表格後,便可以輕鬆地進行排序和過濾數據。

【Google Sheet 美化表格示範】

Excel 教學 Table Formatting

先選取資料範圍 > [Format 格式] > [Alternating Colors 交替顏色]

選擇你喜歡的配色,如果你的表格有標題,則勾選該框。

至於排序和過濾資料,Google Sheet 每欄右角箭咀有各項選擇,如以 A-Z 排序、選擇特定資料範圍等。

2. 一鍵轉換多項數值 [Paste Special 選擇性貼上]

不想手動轉換數值、加減乘除等公式? Excel 的 [Paste Special 選擇性貼上] 命令既方便又強大。

【Excel 將數值設定成「百萬」為單位示範】

例如我們想將全數轉換單位成百萬,更簡潔地展示支出, 一共有四步:

Excel 教學 Paste Special

1】先輸入除數數值[1,000,000],然後 [複製 Copy] 這格

Excel 教學 Paste Special

2】選擇你想簡化的資料範圍,然後按右鍵 [Paste Special 選擇性貼上]

Excel 教學 Paste Special

3】在 [Paste Special 選擇性貼上] 的 [Operation 運算] 選擇 [Divide 除]

Excel 教學 Paste Special

4】完成!別忘了將單位改成百萬

(註:Google Sheet 現時沒有 Paste Special 功能,想一次過轉換數值可參考下一個功能!)

3. 將一欄數值 加減乘除 同一格數值 (「$」鎖定)

在 Excel 或 Google Sheet 上加入運算公式並不難,但當你將某格「一拉到底」複製公式時,也許公式所指定的數值會移位!

怎樣確保整欄資料都是根據相同數值(同一格資料)?我們可以在公式加入「$」以鎖定儲存格。

【Excel / Google Sheet 匯率換算示範】

以匯率換算的支出表為例,我們要將整欄數值從美金 (Column B) 換成歐羅 (Column C),而匯率則寫在 B12 格上。 Excel Google Sheet 匯率換算教學

我們在輸入公式 [B3*B12] 時,需在想鎖定的資料格的欄和列前加上「$」

▶ [B3*$B$12] ,再把這公式格拉到底,整欄數值便以 B12格的匯率作轉換

當匯率有所變動時,只要更新 B12這個鎖定格的資料便可以!

4. 將文字分成不同欄 (Text to Columns)

當你從網頁、word file 等 copy 資料到 Excel,所有數據都會放到同一格內...

怎樣將這些資料分成不同欄,以用作進一步數據分析?

【Excel 將文字分成不同欄示範】

Excel 教學 將文字分成不同欄 Text to Columns

1】選擇資料範圍,[Data 資料] > [Text to Columns 資料剖析]

Excel 教學 將文字分成不同欄 Text to Columns

2】選擇 [Delimited 分隔符號] > 按下一步

Excel 教學 將文字分成不同欄 Text to Columns

3】選取用什麼符號分隔資料,例如 Tab鍵、Space空格等 > 按下一步

看過預覽後 > 按完成

Excel 教學 將文字分成不同欄 Text to Columns

4】成功將資料分隔在不同儲存格

【Google Sheet 將文字分成不同欄示範】

Google Sheet 教學 將文字分成不同欄 Text to Columns

[Data 資料] > [Split text to columns 將文字分成不同欄]

選擇資料的 Separator分隔符號,例如 Space空格 / 或可選擇 Detect automatically自動偵測

完成!

5.「&」及「””」合併儲存格文字

上一個技巧教大家分隔資料,那麼怎樣合併合併儲存格?

我們可以在公式裏利用「&」合併不同儲存格文字,以及用「””」加入分隔符號,在整理資料甚至 email list 時都非常方便!

例如我們常用到的 Google form,收集問卷結果後怎樣合併姓氏和名字?

【Excel / Google Sheet 合併儲存格文字示範】

Excel Google Sheet 教學 合併儲存格文字 Combining data

為了合併 名字 (Column A)和 姓氏 (Column B),我們要在公式輸入 [A2&B2]

想在名字和姓氏之間加入空格,我們要在 A2 和 B2 中間輸入「” ”」

▶ [A2&“ ”&B2]

一拉到底,完成!

(註:「” ”」裏可以放其他符號,例如「;」「,」、文字等,只要記得前後用「&」來連接就可以輕鬆合併儲存格)

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Esther Kwong

新界九龍混血兒 | Content Marketer | 不懂畫圖的設計師

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