5种工作致命错误:新人老手都中招 如何避免?

Mistakes In Space

人皆有错,但如果在工作中出错却可以有很严重的後果,甚至会让你丢掉工作。 几个月前,某家旅遊体验预订平台因为系统出错,而导致买家以超平荀价预订迪士尼门票,即使没有损失,但却要花额外的人力物力时间去补救,对公司形象都会大打折扣。

有时候,事前没有了解清楚就去做,後果可以掀起轩然大波。去年的奇华饼家中秋广告,无论是电视广告和平面设计,被网民发现其象徵的意义都带有孟兰节意味,与中秋的团圆意义刚好相反⋯⋯网民认为设计师及公关都对华夏传统文化没有认识,引发一场关公灾难!最後奇华要将广告下架作出改动。

另一个例子,就是近期 Dior 的狗年红包设计,简单将一个金漆「狗」字印在红包上,被网民笑称「骂人神器」。即使国际品牌也会失手!为甚麽没有公关留意到?有时候,对本地文化缺乏认识或敏感度不足,也是一种错误。

以下几项错误每天都有可能在我们日常工作中出现:

1. 误将冯京作马凉

不要小看文件上的手文之误,尤其是关於数字、数据或事实资料 (Factual Information),多写少写一个「0」随时会引起公司巨大损失,又或用错词彙将合约条款的意思完全改变,一些资料更要再叁检查,例如地址、人名等,遇上有怀疑的,更要翻查考證。如果情况容许,最好给同事看一次,始终别人第一次的检视,可能会看得到你看不见的盲点。

2. send 错 email 表错情

我们几手每天都使用电邮。对内会与老闆同事传达讯息,对外要和客户沟通联络。撰写或回覆电邮时,要留心你要传送的对象,要分清楚 cc/ reply to/ reply all/ forward 等用途,要留意是否要加上附件,forward 时是否不见了附件等等。当中更不可以send错对象,例如将发给老闆的电邮送错给客户,後果可以不堪设想。所以在按下「传送」之前,务必检查清楚每个部分。

3. 忘记储存 backup copy

要 keep backup copy 是常识吧。无论是电脑内的档案,还是纸本文件,以至公司 server ,都应该要定期做 backup,万一遇著电力故障,或是忙中有错而弄丢了档案,那backup copy 就是你的救生圈了!即使没有电力故障,经常保留文件备份能保障自己,除了避免与同事「口同鼻嗌」,也不会浪费自己之前的心血努力。

4. 不懂分辨缓急轻重

很多时间管理专家会教你将事情分为缓急轻重,即是将每天要做的事情列出来,然後逐一检视,决定这项工作的性质是紧急、重要、不急、还是次要?当然first priority 就是紧急而重要的事情了。每天早上首先花10分钟来检视一下当天要处理的工作,然後排好次序跟著进行。虽然这是最理想的做法,但至少每天在开始工作前,都要整理一下当天的 tasks list,更进一步的做法就是规划 weekly schedule。虽然计划赶不上变化,但能够有组织地管理自己的时间,一定也可以更清楚怎样规划自己的人生。 np

5. 未知的未知

曾任美国国防部长拉姆斯菲尔德有一句名言:「未知的未知」(Unknown unknowns.),即是你不知道自己不知道的事。《黑天鹅效应》一书就说明,大家只见过白色的天鹅,理所当然以为所有天鹅都是白色,谁不知有人在澳洲发现黑色天鹅,推翻了前人经验累积下来的知识。可见以经验得来的知识有极大限制。

套用到工作上,不知道自己不知道甚麽事情,理所当然地用自己经验判断,全无警觉性, 很容易出错。例如上文提到的狗年利是封、或是月饼广告也犯了同样错误。要避免因傲慢及视一切理所当然而铸成大错,可以请教同事或其他人,多取一些资讯和意见。

Fiona Wong

自由作家及翻译 ,热爱艺术、电影、旅行及花艺

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