5種工作致命錯誤:新人老手都中招 如何避免?

Mistakes In Space

人皆有錯,但如果在工作中出錯卻可以有很嚴重的後果,甚至會讓你丟了工作。 幾個月前,某家旅遊體驗預訂平台因為系統出錯,而導致買家以超平荀價預訂迪士尼門票,即使沒有損失,但卻要花額外的人力物力時間去補救,對公司形象都會大打折扣。

有時候,事前沒有了解清楚就去做,後果可以掀起軒然大波。去年的奇華餅家中秋廣告,無論是電視廣告和平面設計,被網民發現其象徵的意義都帶有孟蘭節意味,與中秋的團圓意義剛好相反⋯⋯網民認為設計師及公關都對華夏傳統文化沒有認識,引發一場關公災難!最後奇華要將廣告下架作出改動。

另一個例子,就是近期 Dior 的狗年利是封,簡單將一個金漆「狗」字印在利是封上,被網民笑稱「罵人神器」。即使國際品牌也會失手!為甚麼沒有公關留意到?有時候,對本地文化缺乏認識或敏感度不足,也是一種錯誤。

以下幾項錯誤每天都有可能在我們日常工作中出現:

1. 誤將馮京作馬涼

不要小看文件上的手文之誤,尤其是關於數字、數據或事實資料 (Factual Information),多寫少寫一個「0」隨時會引起公司巨大損失,又或用錯詞彙將合約條款的意思完全改變,一些資料更要再三檢查,例如地址、人名等,遇上有懷疑的,更要翻查考證。如果情況容許,最好給同事看一次,始終一雙 Fresh eyes 會看得到你看不見的盲點。

2. send 錯 email 表錯情

我們幾手每天都使用電郵。對內會與老闆同事傳達訊息,對外要和客戶溝通聯絡。撰寫或回覆電郵時,要留心你要傳送的對象,要分清楚 cc/ reply to/ reply all/ forward 等用途,要留意是否要加上附件,forward 時是否不見了附件等等。當中更不可以send錯對象,例如將發給老闆的電郵送錯給客戶,後果可以不堪設想。所以在按下「傳送」之前,務必檢查清楚每個部分。

3. 忘記儲存 backup copy

要 keep backup copy 是常識吧。無論是電腦內的檔案,還是紙本文件,以至公司 server ,都應該要定期做 backup,萬一遇著電力故障,或是忙中有錯而弄丟了檔案,那backup copy 就是你的救生圈了!即使沒有電力故障,經常保留文件備份能保障自己,除了避免與同事「口同鼻嗌」,也不會浪費自己之前的心血努力。

4. 不懂分辨緩急輕重

很多時間管理專家會教你將事情分為緩急輕重,即是將每天要做的事情列出來,然後逐一檢視,決定這項工作的性質是緊急、重要、不急、還是次要?當然first priority 就是緊急而重要的事情了。每天早上首先花10分鐘來檢視一下當天要處理的工作,然後排好次序跟著進行。雖然這是最理想的做法,但至少每天在開始工作前,都要整理一下當天的 tasks list,更進一步的做法就是規劃 weekly schedule。雖然計劃趕不上變化,但能夠有組織地管理自己的時間,一定也可以更清楚怎樣規劃自己的人生。

5. 未知的未知

曾任美國國防部長拉姆斯菲爾德有一句名言:「未知的未知」(Unknown unknowns.),即是你不知道自己不知道的事。《黑天鵝效應》一書就說明,大家只見過白色的天鵝,理所當然以為所有天鵝都是白色,誰不知有人在澳洲發現黑色天鵝,推翻了前人經驗累積下來的知識。可見以經驗得來的知識有極大限制。

套用到工作上,不知道自己不知道甚麼事情,理所當然地用自己經驗判斷,全無警覺性, 很容易出錯。例如上文提到的狗年利是封、或是月餅廣告也犯了同樣錯誤。要避免因傲慢及視一切理所當然而鑄成大錯,可以請教同事或其他人,多取一些資訊和意見。

Fiona Wong

自由作家及翻譯 ,熱愛藝術、電影、旅行及花藝

3 分鐘閱讀

閱讀下一篇文章

請一日病假有「假紙」都可以扣人工?如果整壞公司電腦最多賠幾多?打工仔不可不知的勞工法,你又知幾多?

工作空窗期,多久叫「長」?如果你有一大段時間沒有工作,進入工作空窗期,首先你要知道你不是唯一一個。那你應該如何在面試中解釋工作空窗期呢?

但唔係個個咁好彩,唔少老闆都係「地獄使者」,誓要令你無好日子過。為左份糧無奈要留,或者等緊機會走都好,一定要學番兩招傍身,就睇睇以下真人真事,參透甩身大法!

無償加班、工作壓力大、上司責罵、工作過多,相信是不少香港人的工作悲歌。但研究發現,工作時數並非香港人工作不快樂的主要原因。

8搵工
小型 · 技術 · 蘭桂坊,香港
6搵工
中型 · 科技 · 西營盤,香港
27搵工
大型 · 能源 · 鰂魚涌,香港
22搵工
中型 · 物流 · 北角,香港

相關議題

職業發展 > 相關議題

Can we send you a helpful email?

More articles like this one, jobs and insightful company profiles that give you everything you need to succeed.