Cover Letter/求职信注意事项

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不少人都问今时今日到底cover letter仲有冇用。我给的答案是有好过冇,是否非常重要,都是因情况而异(例如公司背景,经手HR喜好等等)。但既然要写,就要写好。

其实求职信只要答到以下两条问题,其他都是次要。

1. 为什麽你对该职位有兴趣?(why you are interested)

2. 为什麽你可胜任该职位?(why you are a good fit)

「为什麽你对该职位有兴趣?」基本上是问你的兴趣及发展是否跟公司配合,相对直白。至於「为什麽你可胜任该职位?」,就是看求职者如何演绎自己过去的工作,用CV上的资料解释为何你适合该公司及职位。

例子: John的CV上有一栏写他过往帮教授做研究项目,其中一项工作是:

  • Collected and organized data to support the research project.

而他在求职信上写上:

  • I helped my professor organize data for his research paper。

这跟搬字过纸无分别。

好一点的做法是,以过往工作做例子,支持你有什麽soft skills:

Through working on a research project with Professor X, I gained solid data analytical skill and become an expert on Excel and VBA. I was able to work with massive unstructured datasets and extract useful insight from it.I believe these skills are crucial for the Business Analyst role and I am well-prepared to bring them to the team and add value to the company.

需要在Cover letter上加入的资料:

1. 收信人名字

to whom it may concern = 鱼翁撒网

「to whom it may concern」与中文「敬启者」相近,在cover letter上使用,未免显得没有诚意。Cover letter是你和HR对话的开始,如果可以,尝试在LinkedIn找出该公司HR姓甚名谁。若最後什麽都找不到,就以中性的「Dear Hiring Manager」代替吧!

公司小型一点的话,收信人可能就是你未来的主管。试了解该空缺属於哪个部门哪一条team,再找出team head。Apply startup时,就算找不到对方的名字,也可以用 “Dear xxx(公司名称) team” 开首,让收件人知道你不是 copy and paste求职信。

2. 申请职位

请cover letter 的开头开宗名义,清晰写明你在申请哪个职位,职位属於什麽部门。毕竟,一间公司可能有叁、四个account manager空缺,到底你要申请哪一个?现在不是玩「猜猜我是谁」,不要让收信人估估下。毕竟对方也没有时间慢慢猜,不知道就算,next!如果收信人因为不知道你要申请哪个职位,而直接跳过你这个applicant,那你之後sell自己sell得多好也没用!

3. 从什麽途径得悉这个空缺

其实HR会留意你如何得悉有职位空缺!

例如,如果你有内部推荐人(internal referral),最好在一开始说明,起码HR可以从推荐人身上得到对你的评价,而推荐人熟悉公司文化及该求职者,如果发现求职者不合适,当然不会随便引荐。LinkedIn有文章分享说,员工推荐制度有效降低员工流失率。成功推荐新员工後,新聘请的员工会做得长一点,连推荐人也会对公司更有归属感!有人推荐你,代表该员工私底下认识你,并认为你适合该职位。而且,HR相信你对公司文化有一定认识,觉得适合才决定申请,离职的机会率较低。

4. 你为何选择这间公司?

职业发展教练Bernd Slaghuis建议在cover letter 中,谈论未能放入CV的事项 。例如,何你偏偏希望申请「这一个」职位、你的工作风格、性格、同事主管对你的看法等等。你也可以了解公司的工作文化,并在信中论述自己为何能够融入公司。如果你没有太多相关工作经验,这一步尤为重要!毕竟经验可以累积,但性格就很难一朝一夕改变,所以对招聘公司而言,可能性格适合比经验丰富的人更为理想。

5. 联络资料

Cover letter要做到reader-friendly,方便读者阅读。所以,儘管你已经在CV中列出自己的联络资料,还是应该在信末提及自己的联络方法。如果你偏向对方透过电邮联络,也可以在此告诉对方。例如,你可以说 “You may contact me through email at xxxxxx(电邮地址)”。

另外,如果你短期内会离境,记得告诉对方,说 “I will be away from Hong Kong from xxx to xxx (离境日期) with little access to my local phone number. However, please feel free to contact me at xxxxxx(电邮地址)”(在x月x日到x月x日,我或许未能使用本地联络电话。请透过电邮联络我)。这样就可以避免HR打电话给你,却联络不到你!

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从事Marketing,撰写揾工及面试技巧等职场文章。

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