Cover Letter/求職信注意事項

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不少人都問今時今日到底cover letter仲有冇用。我給的答案是有好過冇,是否非常重要,都是因情況而異(例如公司背景,經手HR喜好等等)。但既然要寫,就不能hea寫。

其實求職信只要答到以下兩條問題,其他都是次要。

1. 為什麼你對該職位有興趣?(why you are interested)

2. 為什麼你可勝任該職位?(why you are a good fit)

「為什麼你對該職位有興趣?」基本上是問你的興趣及發展是否跟公司配合,相對直白。至於「為什麼你可勝任該職位?」,就是看求職者如何演繹自己過去的工作,用CV上的資料解釋為何你適合該公司及職位。

例子: John的CV上有一欄寫他過往幫教授做研究項目,其中一項工作是:

  • Collected and organized data to support the research project.

而他在求職信上寫上:

  • I helped my professor organize data for his research paper。

這跟搬字過紙無分別。

好一點的做法是,以過往工作做例子,支持你有什麼soft skills:

Through working on a research project with Professor X, I gained solid data analytical skill and become an expert on Excel and VBA. I was able to work with massive unstructured datasets and extract useful insight from it.I believe these skills are crucial for the Business Analyst role and I am well-prepared to bring them to the team and add value to the company.

需要在Cover letter上加入的資料:

1. 收信人名字

to whom it may concern = 魚翁撒網

「to whom it may concern」與中文「敬啟者」相近,在cover letter上使用,未免顯得沒有誠意。Cover letter是你和HR對話的開始,如果可以,嘗試在LinkedIn找出該公司HR姓甚名誰。若最後什麼都找不到,就以中性的「Dear Hiring Manager」代替吧!

公司小型一點的話,收信人可能就是你未來的主管。試了解該空缺屬於哪個部門哪一條team,再找出team head。Apply startup時,就算找不到對方的名字,也可以用 “Dear xxx(公司名稱) team” 開首,讓收件人知道你不是 copy and paste求職信。

2. 申請職位

請cover letter 的開頭開宗名義,清晰寫明你在申請哪個職位,職位屬於什麼部門。畢竟,一間公司可能有三、四個account manager空缺,到底你要申請哪一個?現在不是玩「猜猜我是誰」,不要讓收信人估估下。畢竟對方也沒有時間慢慢猜,不知道就算,next!如果收信人因為不知道你要申請哪個職位,而直接跳過你這個applicant,那你之後sell自己sell得多好也沒用!

3. 從什麼途徑得悉這個空缺

其實HR會留意你如何得悉有職位空缺!

例如,如果你有內部推薦人(internal referral),最好在一開始說明,起碼HR可以從推薦人身上得到對你的評價,而推薦人熟悉公司文化及該求職者,如果發現求職者不合適,當然不會隨便引薦。LinkedIn有文章分享說,員工推薦制度有效降低員工流失率。成功推薦新員工後,新聘請的員工會做得長一點,連推薦人也會對公司更有歸屬感!有人推薦你,代表該員工私底下認識你,並認為你適合該職位。而且,HR相信你對公司文化有一定認識,覺得適合才決定申請,離職的機會率較低。

4. 你為何選擇這間公司?

職業發展教練Bernd Slaghuis建議在cover letter 中,談論未能放入CV的事項 。例如,何你偏偏希望申請「這一個」職位、你的工作風格、性格、同事主管對你的看法等等。你也可以了解公司的工作文化,並在信中論述自己為何能夠融入公司。如果你沒有太多相關工作經驗,這一步尤為重要!畢竟經驗可以累積,但性格就很難一朝一夕改變,所以對招聘公司而言,可能性格適合比經驗豐富的人更為理想。

5. 聯絡資料

Cover letter要做到reader-friendly,方便讀者閱讀。所以,儘管你已經在CV中列出自己的聯絡資料,還是應該在信末提及自己的聯絡方法。如果你偏向對方透過電郵聯絡,也可以在此告訴對方。例如,你可以說 “You may contact me through email at xxxxxx(電郵地址)”。

另外,如果你短期內會離境,記得告訴對方,說 “I will be away from Hong Kong from xxx to xxx (離境日期) with little access to my local phone number. However, please feel free to contact me at xxxxxx(電郵地址)”(在x月x日到x月x日,我或許未能使用本地聯絡電話。請透過電郵聯絡我)。這樣就可以避免HR打電話給你,卻聯絡不到你!

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