5個方法增加工作生產力

How To Stay Productive At Work

生產力是人們一直在追尋卻始終難以獲得的東西之一。這一現像在千禧一代的身上體現得尤為明顯,這代人將在不久的將來成為進入勞動力市場人數最多的一代,可以查看'僅在美國就有8000萬千禧一代僱員'這篇文章。我們也是最早接觸信息技術的一代人,我們完全不需要同我們的前輩一樣去適應這一技術,因為它一直伴隨著我們成長。

在由Levo與微軟發起的一項名為"在2017年管理你的生產力"的調查中,我們可以明顯地看到生產力對於我們的重要性。高達93%的參與者聲稱生產力對他們的快樂生活起著較大或中等的作用。同時,小於30歲的參與者們說他們感覺他們的生產力不如大於30歲或更年長的同行。所以千禧一代身上缺乏生產力的主要原因究竟是什麼呢?

生產力會受到諸如社交媒體以及網絡等乾擾因素的極大影響。時間管理其實也會消耗大量的時間並對你的生產力產生不良影響。當然,人和人是不一樣的,只有你自己才知道自己生產力低迷的原因。但這並不是一定的,下面將介紹幾條有助於提升生產力的建議。

1. 重新考慮你的電子郵件工作流

電子郵件是工作中最大的生產力黑洞之一,它們可能會在你正在執行重要任務時打斷你。最常見的情形是人們將多個同事複製進郵件中,並把手頭的事情推給他們。但實際上這只是‘懶散’二字最體面的一種形式罷了,這封郵件可能根本就不需要給這麼多人看,反而會對他們真正需要完成的重要工作造成影響。

確保你的收件箱整潔有序,你可以通過篩選並標記最重要且急需處理的會話來達到這一目的,其他郵件的優先級就往下調吧。這將幫助你成功執行任務並保證良好的生產力。同樣在郵件中接到任務時,抄送並回复所有人也是一個好習慣。不過如果你們的郵件往來超過了三次,那麼最好是打個電話或者當面與他們溝通一下——當面交流往往是最有效的溝通方式(注意:每家公司的文化不盡相同,所以在實行之前記得看看同事是怎麼處理的)。

2. 別把你的待辦清單塞得太滿

好的生產力並不意味著你就得將所有的任務都塞進一個工作日中去完成。 ‘少即是多’的理念是你提升生產力的最好準則。你得把注意力放在那些能夠讓你走得更遠的重要任務上,並且一定要堅守住這個原則。人們總會發現完成最重要的任務能給他們帶來最有價值的回報。這些重要任務也能夠幫助你完成你給自己設定的小的、不那麼重要的目標。一石二鳥,何樂而不為呢!

不要一開始就在你的待辦清單裡面塞30件事情。誠然把待辦事項一項一項地從清單中劃掉能夠在短期內讓你感到快樂,並造成一種你有生產力的錯覺。但是如果這些任務對你的大局面沒有任何幫助的話,其實你也並沒有得到任何進步。所以好好想一想,從你的清單上把那些最不重要的任務給劃掉吧。只留下那些能夠引起改變並影響整個公司的任務,並努力地去完成它們吧!

3. 不要一心多用

千萬不要被‘一心多用能帶給你生產力’這種言論給欺騙了。在同一時間做好幾件事並不意味著你就真的有生產力了。當你同時處理多個任務時,你必須要把你的注意力分攤到這些任務上去,也就意味著你無法100%地投入到其中的任何一項任務中去。這種處理信息的方式並不是我們的思維所適應的,你也無法將任何一個任務做到最好。

只關註一個任務就好了。一次就努力地做好一個任務,你會發現這比一心多用可輕鬆多了。有調查顯示如果你在一天之內切換了10次以上的任務,你的IQ會在平均水平的基礎上下降10點(可怕!),所以還是盡量避免同時處理多個任務吧。

4. 在午飯前完成有難度的任務

在早上頭腦最清醒的時候著手處理有難度的任務。這樣做是因為這段時間內你的頭腦是最清醒的,且你的執行力是最好的。如果你需要處理較為繁重、重複度較高的工作或者是需要參加某個會議的話,盡量將它們安排在下午。將最重要的事情放在上午處理能夠提升你的生產力,並讓你能有充裕的時間處理所有工作。

5. 摒棄干擾

你在拿起手機查看WhatsApp消息或者Facebook時絕對還會把時間浪費到其它地方。一些調查顯示,在這些干擾之後你需要足足25分鐘才能重新集中註意力。最好的辦法是拿出一個小時專心致志地處理任務,把你的手機開成靜音或者勿擾模式(這種模式中只有來自同一號碼的多次呼叫才能讓你看到提示,以防緊急情況的發生)放在一邊,最好是直接把手機塞進抽屜裡!

Chris Chu

Freelance writer, passionate about professional and personal development.

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