五种常犯电邮错误!

emailmistakes

2017年State of Inbound 报告发现,17%受访者认为销售过程中最难的,是用电邮联系别人。就算你并非从事行销,也避不开电邮!报告发现86%人偏好以电邮来沟通。另外更有研究指公事电邮来往的数量,将在2019年上升40亿至每日1288亿封。

Email写的不好,随时连生意都唔得做!有人就因为英文email文法错漏百出,失去客户对他的信心,最后做唔成生意。在这个数码时代,email占工作的一大部分,所以学好点写email绝对没错!来看看以下5种常见email错误,睇下你有冇唔小心踩左地雷啦!

1. 没有延续电子邮件链

上班族平均一日收到121封email。也就是说,你的同事、主管每日接收上百封电邮。如果你没有延续同一个电邮对话,对方不一定知道你在讲什么。为了方便通,最好的做法是回覆上次的电邮,让对方可以看到上次的对话,避免来往几封电邮,都只是已经解释讨论过的事情,浪费彼此时间。

2. CC全世界

有些人有习惯CC(Carbon Copy)所有人,但真的有这个需要吗?在你寄送副本之前,需要考虑两件事:需要和准许。

管理礼仪顾问公司的Jodi R.R. Smith分享说 “less is more”。到底应不应该CC这个人呢? Jodi建议想像对方是否有需要知道你们的对话,例如,你是否需要对方的意见?或是你希望被CC的人有相应行动?

确定有需要CC对方后,还要取得准许! Business Insider的编辑Rachel Gillett提醒读者 ,当你CC其他人时,你同时在分享一些不属于你的资讯。例如,本身在电邮对话中的电邮地址、之前的电邮对话等等。所以,如果电邮对话涉及敏感话题,cc前最好还是礼貌上问问其他人啦!

3. BCC=不能说的秘密?

畅销书作家Vicky Oliver表示,每次有人BCC(Blind carbon copy)她时,她的第一个想法都是:「还有谁被BCC了呢?」在她眼中,BCC代表秘密和不信任。如果你希望告诉一个人有关内容,可是不想将对方带进你原本电邮对话中,可以直接转寄电邮。

但有些时候,BCC也可被接受! 例如以下情况:

  • 如果你正筹划一个大项目,但是参与者尚未互相认识。这时,BCC所有人可以保护众人的私隐。
  • 如果你的上司拜托你做一件事情,你可以BCC他,让他知道事情的进度。

4. 使用大写!!!

HI JOHN!

Please let me know if you are free for a quick meeting this afternoon. THANKS!!!!!!

Sincerely,

Mike

--

JOHN你好!

*你今天下午有空聊一聊吗?麻烦你! ! ! ! *

Mike上

--

看看Mike的电邮,你有什么感受? Mike用了很多感叹号和大写英文。不少人在短讯时,会通过标点符号和大小写英文,来强调语气。但是在公事email中,这两样会让人觉得你不够专业,甚至像是在网上聊天室聊天一样。而且,过度使用大写,看起来像你在大叫,让收信者感觉不舒服。

发送公事电邮时,最好的方法是用传统英语书写。也就是说,该变大写时,例如名字、地名,就按照文化规则使用,标点符号也是如此。另外,最好尽量避免使用感叹号,以免对方觉得你太兴奋,不够专业和冷静。最后,记得检查有没有串错字!

5. 电邮主题不清晰

很多人会忽视电邮主题的重要性。但是,我们每日收到上百封email,所以subject line写得清晰易明,才能吸引对方点按电邮,阅读你的内容,从而有效率和对方沟通。以下是一些电邮主题常犯错误及改善方法:

  • 太长气: 有调查发现63%的人在手提电话或其他流动装置上检查email。职业发展专家Amanda Augustine指出,一般电话的萤幕只会显示电邮主题首25-30个字位。为确保收信者可以一目了然,电邮主题最好维持6-8个字长。

  • 太空泛: “Hi, it's me”(是我)、“Want to ask for a favour”(想麻烦你一件事)等等字句,都不合宜。电邮主题应该能够概括整封电邮的内容,同时方便对方将来查考。例如,你可以提及工作项目的名称,让对方知道这个电邮是关于什么。

  • 没有subject line: 这个绝对不可!如果你的电邮是「无题」,对方可能就不想按开来看。如果你不知道该写什么,可以从你希望对方做出的回应出发。例如,你完成了一份报告,希望上司检查,你可以在电邮主题写:“Please check”(请检查),再加上报告名称。如果是紧急事情,可以用上“Urgent”(紧急)来抓住对方的注意力。但是,记得不要滥用“Urgent”,不然就好像狼来了,日后真的有急事对方也不会相信你啦!

其实要写好电邮,可以用写好电邮的「五句定律」,请即按这里参详一下!

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编辑精选:

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Sophia Wong

从事Marketing,撰写揾工及面试技巧等职场文章。

9 分钟阅读

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