睇落勁唔pro!咪再犯這五種email錯誤

emailmistakes

2017年State of Inbound 報告發現,17%受訪者認為銷售過程中最難的,是用電郵聯繫別人。就算你不是做sales,也不能避開email!報告發現86%人偏好以email來溝通。另外更有研究指公事email來往的數量,將在2019年上升40億至每日1288億封。

Email寫的不好,隨時連生意都無得做!有人就因為英文email文法錯漏百出,失去客戶對他的信心,最後做唔成生意。在這個數碼時代,email佔工作的一大部分,所以學好點寫email絕對沒錯!來看看以下5種常見email錯誤,睇下你有冇唔小心踩左地雷啦!

1. 唔記得refer返上次對話

打工仔平均一日收到121封 email。也就是說,你的同事、主管每日接收上百封email。如果你唔refer同一個對話,如何確保對方知道你在講什麼呢?為了方便溝通,最好的做法是reply上次的email,讓對方可以睇番上次的對話,避免不停email來來往往,都只是講番之前討論過的事情,浪費大家時間。

2. CC全世界

有些人有習慣CC(Carbon Copy)所有人,但真的有這個需要嗎?在你寄送副本之前,需要考慮兩件事:需要和准許。

管理禮儀顧問公司的[Jodi R.R. Smith分享說 “less is more”。到底應不應該CC這個人呢?Jodi建議想像對方是否有需要知道你們的email 對話,例如,你是否需要對方的意見?或是你希望被CC的人有相應行動?

確定有需要CC對方後,還要取得准許!Business Insider的編輯Rachel Gillett 提醒讀者,當你CC其他人時,你同時在分享一些不屬於你的資訊。例如,本身在email對話中的電郵地址、之前的email對話等等。所以,如果email對話涉及敏感話題,cc前最好還是禮貌問句其他人啦!

3. BCC=不能說的秘密?

暢銷書作家Vicky Oliver表示,每次有人BCC(Blind carbon copy)她時,她的第一個想法都是:「還有誰被BCC了呢?」在她眼中,BCC代表祕密和不信任。如果你希望告訴一個人有關內容,可是不想將對方帶進你原本email對話中,可以直接forward(轉寄)email。

但有些時候,BCC也可被接受!例如以下情況:

  • 如果你正籌劃一個大project,但是參與者尚未互相認識。這時,BCC所有人可以保護眾人的私隱。

  • 如果你的上司拜託你做一件事情,你可以BCC他,讓他知道事情的進度。

4. 狂用大階!!!

HI JOHN!

Please let me know if you are free for a quick meeting this afternoon. THANKS!!!!!!

Sincerely,

Mike

--

JOHN你好!

你今天下午有空聊一聊嗎?麻煩你!!!!

Mike上

--

看看Mike的email,你有什麼感受?Email中,Mike用了很多感歎號和大階英文。不少人在短訊時,會通過標點符號和大小階英文,來強調語氣。但是在公事email中,這兩樣會讓人覺得你不夠專業,甚至像是在網上聊天室聊天一樣。而且,過度使用大階,看起來像你在大叫,讓收信者感覺不舒服。

寫公事email時,最好的方法是用傳統英語書寫。也就是說,該變大階時,例如名字、地名,就按照文化規則使用,標點符號也是如此。另外,最好盡量避免使用感嘆號,以免對方覺得你太興奮,不夠專業和冷靜。最後,記得檢查有沒有串錯字!

5. 唔識寫Subject line

很多人會忽視email subject line的重要性。我們每日收到上百封email,所以subject line寫得清晰易明,才能吸引對方點按email閱讀,不然你email寫得多好都是徒然。以下是一些常見的subject line錯誤及改善方法:

  • 太長氣: 有調查發現63%的人在手提電話或其他流動裝置上檢查email。職業發展專家Amanda Augustine指出,一般電話的螢幕只會顯示subject line的首25-30個字位。要讓收信者可以一目了然,subject line最好維持6-8個字長。

  • 太空泛: “Hi, it's me”(是我)、“Want to ask for a favour”(想麻煩你一件事)等等字句,都不合宜。Subject line應該能概括你email的內容,同時方便對方將來查考。例如,你可以提及project的名稱,讓對方知道這個email是關於什麼。

  • 沒有subject line: 這個絕對不可!如果你的email是「無題」,對方可能就不想按開email。如果你不知道該寫什麼,可從你希望對方做出的回應出發。例如,你完成了一份報告,希望上司檢查,你可以在subject line寫:“Please check”(請檢查),再加上報告名稱。如果是緊急事情,可以用上“Urgent”(緊急)來抓住對方的注意力。但是,記得不要濫用“Urgent”,不然就好像狼來了,日後真的有急事對方也不會相信你的subject line啦!

其實寫好Email,可以Follow寫好Email的「五句定律」,請即按這裡參詳一下!

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從事Marketing,撰寫揾工及面試技巧等職場文章。

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