文字无用?资讯爆炸年代,表达愈好,赚钱愈多!

reasonable excuses missing from work

在资讯爆炸的年代,大家每天都看大量网誌、Email、新闻等等,如果内容冗长,你还会(想)看吗?

好的文字为大家省时省力,实为一大功德。可惜文字不值钱,内容农场充斥社交媒体,结果让大众习惯低质文字,麻痹了审美观。

曾获得「普立兹奖」与「全美图书奖」的历史学家 David McCullough 曾经说过:「 写作就是思考,要写得好就要想得清楚透彻,这也是为什麽写作很困难 ( Writing is thinking. To write well is to think clearly. That’s why it’s so hard.)。」

研究:文法愈好,赚钱愈多!

Grammarly 曾就文笔与收入,研究了 100 个 Linkedin Profile,当中所有人都是英文母语,在消费品包装行业工作。研究发现:

  • 在 Linkedin Profile 犯较少文法错误的人,薪金较高。

  • 较少文法错误与升职次数成反比

  • 文法错误较少,转职次数,或可理解成职场流动性亦较高

Grammarly CEO Brad Hoover 指虽然研究样本人数较少,但「数据印證文法能力(写作能力)能预测一个人的职业生涯成败」。

其理道理大家都懂,良好表达能力在日常工作能减少很多麻烦,而文笔亦多少反映一个人的思考,所以多练习表达,总有好处。

何谓写得好?

标準因情况而定,但日常沟通的「好写作」离不开精楚表达,文字精炼,易於阅读。

再上一层,就是文笔修辞、灵感巧思,已不全是文字功力,也考验思想深度。再往上已是文学家、作家的层次,而一般人只需做到表达清楚及精準,就足够应付日常工作。

工作Email,5 秒内要看到重点!

文职打工仔每天动辄百几二百个 Email,如果每篇都一段段文字,没有标明重点,谁会想看?从看文者角度著手,将 Email 整理好才寄出,节省来回问答时间。

Progress Report Email

Progress Email Example

正因为即时通讯工具,清楚表达更为重要,要不然其他人都可以立即回覆问长问短。

Slack Message Work Progress

在即时通讯工具大家可以善用 Emoji,令长 Message 方便阅读。上图的 Slack 沟通例子善用了不同font style,删去已完成工作、粗体表达正在进行的工作、用红色icon highlight 进度较了的工作,清楚易明。

简短精準表达,足以应付日常工作

日常工作沟通离不开书面沟通(Email, WhatApp, Slack) ,总令不少打工仔头痛。

以下是一些内容框架供大家参考

S.T.A.R

  • 情况及任务(Situation/Task):简单讲你的任务、情况及结果
  • 事後检讨(Analyze):分析导致失败的原因,有什麽是当时没有察觉到?
  • 事後补救(Result):你做了什麽补救、避免错误再度发生?

汇报工作

  • 计划目标(Plans)- 待办清单/成果目标
  • 目前进度(Progress) - 已完成的工作/成果
  • 问题/阻碍(Problems) - 需要推迟的工作/阻碍

会议节录

  • 讨论主题 (Agenda)
  • 讨论重点 (Discussions)
  • 跟进项目、负责人及工作期限 (Followups, PIC & ETA)
  • (如有)争议及需要请示上级的事项

複杂情况,简单解释

工作上或多或少会遇到难以叁言两语解释清楚的情况,这正正考验当事人的功力。但职场事「镬镬新鲜镬镬金」,没有一本通书走到老,笔者建议大家可以多看新闻(不是内容农场),看看新闻编辑如何「複杂情况简单说」

豪宅价劏房 马桶陪瞓

重点是用极贵价钱才买到一个小单位,几贵?平均呎价看齐豪宅。到底有几细?「马桶陪瞓」令人立即有画面。九个大字总结全文

女客动手 司机还手 全车袖手

清楚交代发生事件、地点、过程及旁观者反应,因为是新闻,时间若不重要可略去。

你会如何解释以下情况?

继前年有男女飈车命丧大埔新娘潭路後,再有青年驾驶同款同系跑车,在大埔新娘潭路衝下山坡,撞至重伤身亡。两男昨凌晨驾乘俗称「露笋」的叁菱辣车,沿新娘潭路往大埔方向行驶,至美湖路一个右弯时失控,撞向左边两棵大树,再衝下8米深山坡。男司机及男乘客在车厢内伤重昏迷,男司机送院後不治 (全文)。

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当日的新聞编辑,用了12个字总结:

  • 同色同款辣跑 同月同路同夺命

编辑将事件的巧合和发生时地交代得清清楚楚,为日常时有发生的车祸,找出重点。

相关阅读► 写好Email的五句定律

也许在资讯爆炸的时代,能快速有效表达资讯,才是更难获得的能力。

编辑精选:

面试準备checklist

Digital Marketing入行攻略:必备 Skills、工具、面试问题

17条跨国公司最「恶搞」面试题,如何回答?

Sophia Wong

从事Marketing,撰写揾工及面试技巧等职场文章。

7 分钟阅读

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