文字無用?資訊爆炸年代,表達愈好,賺錢愈多!

reasonable excuses missing from work

在資訊爆炸的年代,大家每天都看大量網誌、Email、新聞等等,如果內容冗長,你還會(想)看嗎?

好的文字為大家省時省力,實為一大功德。可惜文字不值錢,內容農場充斥社交媒體,結果讓大眾習慣低質文字,麻痺了審美觀。

曾獲得「普立茲獎」與「全美圖書獎」的歷史學家 David McCullough 曾經說過:「 寫作就是思考,要寫得好就要想得清楚透徹,這也是為什麼寫作很困難 ( Writing is thinking. To write well is to think clearly. That’s why it’s so hard.)。」

研究:文法愈好,賺錢愈多!

Grammarly 曾就文筆與收入,研究了 100 個 Linkedin Profile,當中所有人都是英文母語,在消費品包裝行業工作。研究發現:

  • 在 Linkedin Profile 犯較少文法錯誤的人,薪金較高。

  • 較少文法錯誤與升職次數成反比

  • 文法錯誤較少,轉職次數,或可理解成職場流動性亦較高

Grammarly CEO Brad Hoover 指雖然研究樣本人數較少,但「數據印證文法能力(寫作能力)能預測一個人的職業生涯成敗」。

其理道理大家都懂,良好表達能力在日常工作能減少很多麻煩,而文筆亦多少反映一個人的思考,所以多練習表達,總有好處。

何謂寫得好?

標準因情況而定,但日常溝通的「好寫作」離不開精楚表達,文字精煉,易於閱讀。

再上一層,就是文筆修辭、靈感巧思,已不全是文字功力,也考驗思想深度。再往上已是文學家、作家的層次,而一般人只需做到表達清楚及精準,就足夠應付日常工作。

工作Email,5 秒內要看到重點!

文職打工仔每天動輒百幾二百個 Email,如果每篇都一段段文字,沒有標明重點,誰會想看?從看文者角度著手,將 Email 整理好才寄出,節省來回問答時間。

Progress Report Email

Progress Email Example

正因為即時通訊工具,清楚表達更為重要,要不然其他人都可以立即回覆問長問短。

Slack Message Work Progress

在即時通訊工具大家可以善用 Emoji,令長 Message 方便閱讀。上圖的 Slack 溝通例子善用了不同font style,刪去已完成工作、粗體表達正在進行的工作、用紅色icon highlight 進度較了的工作,清楚易明。

簡短精準表達,足以應付日常工作

日常工作溝通離不開書面溝通(Email, WhatApp, Slack) ,總令不少打工仔頭痛。

以下是一些內容框架供大家參考

S.T.A.R

  • 情況及任務(Situation/Task):簡單講你的任務、情況及結果
  • 事後檢討(Analyze):分析導致失敗的原因,有什麼是當時沒有察覺到?
  • 事後補救(Result):你做了什麼補救、避免錯誤再度發生?

匯報工作

  • 計劃目標(Plans)- 待辦清單/成果目標
  • 目前進度(Progress) - 已完成的工作/成果
  • 問題/阻礙(Problems) - 需要推遲的工作/阻礙

會議節錄

  • 討論主題 (Agenda)
  • 討論重點 (Discussions)
  • 跟進項目、負責人及工作期限 (Followups, PIC & ETA)
  • (如有)爭議及需要請示上級的事項

複雜情況,簡單解釋

工作上或多或少會遇到難以三言兩語解釋清楚的情況,這正正考驗當事人的功力。但職場事「鑊鑊新鮮鑊鑊金」,沒有一本通書走到老,筆者建議大家可以多看新聞(不是內容農場),看看新聞編輯如何「複雜情況簡單說」

豪宅價劏房 馬桶陪瞓

重點是用極貴價錢才買到一個小單位,幾貴?平均呎價看齊豪宅。到底有幾細?「馬桶陪瞓」令人立即有畫面。九個大字總結全文

女客動手 司機還手 全車袖手

清楚交代發生事件、地點、過程及旁觀者反應,因為是新聞,時間若不重要可略去。

你會如何解釋以下情況?

繼前年有男女飈車命喪大埔新娘潭路後,再有青年駕駛同款同系跑車,在大埔新娘潭路衝下山坡,撞至重傷身亡。兩男昨凌晨駕乘俗稱「露筍」的三菱辣車,沿新娘潭路往大埔方向行駛,至美湖路一個右彎時失控,撞向左邊兩棵大樹,再衝下8米深山坡。男司機及男乘客在車廂內傷重昏迷,男司機送院後不治 (全文)。

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當日的新聞編輯,用了12個字總結:

  • 同色同款辣跑 同月同路同奪命

編輯將事件的巧合和發生時地交代得清清楚楚,為日常時有發生的車禍,找出重點。

延伸閱讀 ► 避免來回!寫好Email的五句定律

也許在資訊爆炸的時代,能快速有效表達資訊,才是更難獲得的能力。

編輯精選:

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Sophia Wong

從事Marketing,撰寫揾工及面試技巧等職場文章。

7 分鐘閱讀

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