如何进行团队沟通

Communication

办公中有着各种不同性格的人,同这一多样化的人群进行沟通将是巨大的挑战。强势性格的人群时常能够促成会议并发表他们自己的观点,而稍微弱势的人群只能在邮件(不然就什么都不说了)中发表自己的观点。

在办公室的交流中,协调每个人的性格是一件很难完成的事,但同时这也是提升团队生产力的关键所在。处理这类情形不需要什么太高深的手段,你只需要实践最基本的技巧。对于有效的团队协作来说,坚持才是最关键的因素。下面将为你介绍一些能够帮助提升办公室沟通效率的方法。

每周一对一沟通

当你管理着一个大型的团队时,你将很难保证每周与所有人都进行一次沟通。这时你就可以发挥自己的想象力了,可以和某人一起上班,可以在早晨和某人一起喝一杯咖啡,也可以同某人一起回家。这类一对一的交谈有助于每个人发泄自己那不适于在大型会议中表达的不满和压力。不过,千万不要把这样的会面用来谈论八卦。认真听听他们的想法,必要的时候记记笔记,并随后跟进一封经过缜密思考的邮件。在回复的过程中多花些时间设身处地的为他们考虑,没必要为了回复而回复,盲目地追求所谓的时效性。

在这样的每周一对一沟通中,大部分时候你们不会谈论什么惊天动地的大事。不过不要因为这个原因就放弃这样的沟通!无论如何都要进行这一步,谈论一些无关紧要的小事。保持交流的简洁,多听听他人的观点与建议。

花五分钟站着沟通

一日之计在于晨,如果人们还在花时间漫无目的地查看昨晚的邮件,想要弄清楚项目中谁做完了什么事,然后自己又该做什么的话,那这一天的早晨基本上就被浪费掉了。所以每天早晨花个五分钟站着开个会吧,让所有人都能够简单轻松地开始自己的一天。另一个好处就是,这样做可以保证所有人能够各就各位不会迟到。当然对于这类会面需要设定明确的规则,以尽可能地保证其简洁性。只需要你一个人讲话,简单地介绍当天每个人的工作安排,说明日程安排中的变换,并确认相关的截止时间即可。就这么简单。

缩短邮件链

还有什么东西比邮件链更让人厌恶的呢?尤其是纯粹为了“告诉你最新消息”的那种邮件。回复群发邮件应该有一定的规则,比如:千万不要为确认一点点小细节就抄送公司三分之一的人员,这简直是莫大的干扰。注意邮件中的所有收件人,只回复给那些必要的人就可以了。新邮件也只需要发送给必要的人就行。这是办公室邮件交流中最基本的礼仪。对于那些关系不大的人来说,那些不必要的邮件将降低他们的生产力,更别提还会给他们带来诸多困扰了。

基于活动的工作

一些人尤其适应开放式的工作环境。这样一个七嘴八舌的嘈杂办公室可能确实能够保证对员工们的透明性与包容性,但一些雇员可能会觉得在这样的环境中很难集中注意力。尽可能地给雇员们提供选择在更安静的环境中工作的机会,这将可以平衡开放式环境中的嘈杂。同时对于团队协作来说,这也是凝聚生产力的要素之一。给予员工这样的选择也能为他们的沟通交流提供一些自主权,这一点对于千禧一代的团队成员尤为重要。

项目工具

市面上有许多优秀的实时云端App能够让团队成员们查看项目状态,并互相了解对方的工作情况。比如Trello、Confluence以及Jira,这些都可用于减少员工们对于时间线和项目状态的分歧,同时也很有希望解决接二连三出现的非必要问题。不过如果你对在电脑上多开一些程序十分反感的话,你还可以老派一些,弄一块白板来标注项目里程碑。这种员工能够实际感受到的东西对于他们共同了解并更新项目进度十分有效。

沟通交流既可以成就团队生产力,也可以毁灭团队生产力。找找最适合你团队的方式吧,确保所有人都能接受并了熟悉这一方式,这样才有助于他们提升自己的生产力。

Naomi Chan

Career Coach and professional career hacker at Team Vanna

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