如何令團隊有效溝通?

Communication

一樣米養百樣人,想與辦公室各類人有效溝通其實好棘手。有人鍾意開會發言,有人傾向用電郵私下表達意見。要遷就所有人簡直難過登天。不過,恰當團隊溝通對其運作有莫大裨益。無需要重寫溝通守則,只要確保溝通方法基本一致已經足夠。以下幾項建議可以幫到你建立良好團隊溝通。

每週一對一交流

如果管理一大班人,想每星期跟進各人最新狀況絕非易事,不妨轉個角度,諗方法製造機會。譬如朝早一齊買咖啡或者放工時順路一齊行都不失為溝通良機。一對一交流可以畀機會下屬發牢騷,亦有人無群眾壓力之後可以暢所欲言。但要注意,避免令對話淪為是非八卦之談。你只要細心聆聽,消化對話信息後再寫電郵跟進。延遲回覆時間令你有空間、在無壓力情況下透徹了解整件事,從而避免倉卒草率回應。 交流頻率無規定要一星期一次,疏密都無所謂;得閒打卡,討論較次要話題亦無妨,但絕對要持續做!最重要保持對話簡短,聽取各方意見。

每朝五分鐘例會

一朝早到公司通常大家都未進入最佳狀態。有人在跟進昨晚寄出的電郵、逐項細 看檢查工作進度,以及屬於自己的工作。朝早五分鐘例會可以幫大家理清頭緒。另外,早會可確保大家準時到公司以及得到最新最準確嘅資訊。早會特點是簡短,所以要嚴格執行開會規則,例如只需上司發言。簡單交代每人當日的任務、提醒所有進度更改以及確認所有相關deadline就可以。

刪減無謂電郵往來

有咩煩得過收到一大串電郵往來?尤其是當中不斷重覆「有任何相關資訊的最新進度將會通知你」等無謂內容。如果要訂立一條回覆群發電郵規矩,一定就係唔!好!來回重覆無重要資訊的電郵去全世界,但實際上只得三份一人關事。留意電郵內容,只需回覆相關單位就得。如有需要,可以另開新電郵聯絡。此乃最基本公司電郵禮儀。連串無關痛癢的通訊只會有反效果,無助溝通令人無奈。

活動式辦工

有人鍾意在開放式辦公室工作。而於辦公室工作,可聽到同事對話及其他溝通以接收較多資訊,但同時令人難以集中。讓下屬自行選擇合適工作環境,尤其當你需要集合整個團隊拼搏,無論係秒秒鐘都好似打緊仗嘅辦公室或是環境清靜的工作空間都有助各同事提升生產力。這種靈活且有適度自主權的工作模式尤其受到千禧一代員工垂青。

善用項目管理工具

市面上有林林種種雲端實時應用程式。利用這類型軟件,團隊成員可以隨時隨地檢查項目進度以及追查各人工作歷史。Trello、Confluence、Jira等等都屬容易上手的程式,簡化時間表以及項目狀態繁複編排,免除用戶提出連串無關問題。對於不喜用電腦特地開程式的人,傳統方法未嘗不可──用白板列出項目進程,員工經過時會留意、消化並且一同更新,簡單奏效。 團隊生產力成敗在於有效溝通。尋找適合自己團隊的方法,確保所有員工都對此駕輕就熟,就可以享受高生產效率員工所帶來的工作成果。 

Naomi Chan

Career Coach and professional career hacker at Team Vanna

4 分鐘閱讀

閱讀下一篇文章

相信睇完見工必勝法,你已經知道有咩用得著嘅貼士同技巧,但你又聽過幾多瘀爆見工故事?

但唔係個個咁好彩,唔少老闆都係「地獄使者」,誓要令你無好日子過。為左份糧無奈要留,或者等緊機會走都好,一定要學番兩招傍身,就睇睇以下真人真事,參透甩身大法!

工作空窗期,多久叫「長」?如果你有一大段時間沒有工作,進入工作空窗期,首先你要知道你不是唯一一個。那你應該如何在面試中解釋工作空窗期呢?

在創業公司工作可能是職業生涯中最有意義的經歷之一。初創公司屬於最於最有前景的公司類型,提供一個活躍環境,推崇創造力和自主多於階級和官僚主義。

22搵工
中型 · 物流 · 北角,香港
12搵工
中型 · 電子商務 · 荃灣西,香港
5搵工
大型 · 消費品 · 鰂鱼涌,香港
27搵工
大型 · 食物&飲品 · 上環,香港

相關議題

熱門話題 > 相關議題

Can we send you a helpful email?

More articles like this one, jobs and insightful company profiles that give you everything you need to succeed.