還用 「To whom it may concern」? 禮貌 Email 開首例子大公開

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很多時候我們寫電郵,不清楚對象時就會用「To whom it may concern」但其實 「To whom it may concern」 直譯意思就是「相關的人請聽著」,一沒禮貌,二沒誠意。

如果不知道收件人名稱,又不想用 「To whom it may concern」,以下是各種商業工作溝通時會用到的 Email 稱呼。

不知道對象是誰,可以用

✅ Greetings,

如果是向公司 Email 作一般查詢(general@company.com),不知道 Email 對象,用「Greetings」可以做到類似中文電郵開首「你好」的效果。

✅ Dear [Department / Position],

如果你知道對象所屬的部門或職位,不妨以對方的部門或職位做開首,求職者可以用「 Dear Hiring Manager」或「 Dear Human Resources Department」

如果找客戶服務,可以用「Dear Customer Service」或 「Dear Customer Service Team」

✅ Hi there,

「Hi there」可以用在非正式 Email,尤其當對象是一大群受眾,例如用於電子報,Outreach Email及其他 Mass Email,如果正在用 Mail Merge 或其他 Mass Email 系統尤其好用,至少不會擔心錯稱謂。

最好不要用

❌ Dear Sir or Madam,

「 Dear Sir or Madam」算是過時的稱謂了,現在幾乎沒有人在用,因為這稱謂給人一種太正式及僵硬的感覺,不適合一般語境之餘,亦令人覺得沒有誠意,因為你連查一下對方的稱呼或所屬部門也懶得做。

❌ To Whom It May Concern,

「To whom it may concern」 直譯意思就是「相關的人請聽著」,一沒禮貌,二沒誠意。這個稱謂如用於一般查詢也還好,千萬不要用在求職 Email!你可以用 「Dear Hiring Manager」或「Dear [Company] Team] 。

知道對象是誰,可以用

✅ Hi [Name],

除了最正式 Email,這個 Email 開首可用於一般商業溝通,同事間、跨部門或一般查詢也可以,外資公司溝通最通「Hi [Name]」這個稱呼。

✅ Dear [Name],

「Dear [Name]」較 「Hi [Name]」感覺生硬,但最安全,適用於所有正式 Email 溝通,可用於個人或部門對象,例如「Dear Sophia」或「Dear Human Resources Department」。

注意:

如果不清楚 Email 對象性別,最好使用全名,例如「Dear Taylor Water」,不要用 「Dear Ms. Water」或 「Dear Mr. Water」 搞錯人家性別可是非常尷尬。

如果情況允許還是用 「Dear [First Name ]」吧。

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Sophia Wong

從事Marketing,撰寫揾工及面試技巧等職場文章。

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