写好Email的五句定律

fivesentencerule

相信我们都收过「错误」或是「奇怪」的电邮。方健仪分享自己受过电邮邀请,对方问她能否在 “Last October”出席活动。也有网民Ellie分享说,自己不小心将公司报价资料寄给同名客户。更可怕的是,直到客户打电话告诉她前,她都没有发现自己的错误。这名网民承认「那是一个愚蠢的错误,如果我慢下来重新覆看电邮,就可以避免这个问题」。

有网民抱怨自己活在「email地狱」。他喜欢在电邮中描述各项细节、事情的前因后果等,由于每个电邮都很长,该名网民每天都熬夜写电邮。可惜没有人欣赏他的心力,不少人收到他的电邮后,会告诉他自己还没有机会看完。由此可见,不懂善用电邮,更可能将自己推入地狱,每天为电邮烦恼!

根据Adobe的调查,25至34岁的年轻人平均花6.4小时检查电邮,当中逾三分之一的人更会在睡觉前仍然检查工作电邮,处理业务。CNBC报导指出,上班族一日平均收到121封电邮,收件箱中有500封未读邮件。收发电邮佔工作生活很大部分。如果我们如上述网民一样,封封电邮都水蛇春咁长,每日就会浪费很多时间心力在电邮上,影响我们的作息之馀,也降低效率,甚至可能让我们像Ellie一样,寄错电邮也不自知。

五句定律

为了解决这个问题,不少企业家支持「五句定律」(five-sentence rule)。顾明思义,这个规则将电邮长度限制在五句之内。有些人更会在电邮签名中补充,「为了不浪费你我的时间,我的电邮会在五句之内。」如果你觉得自己的回覆未能在五句之内,效率专家兼作者Chris Bailey说,你可以打电话给对方。职场策略专家兼作者Leigh Stringer更直言,如果你的电邮过长,可能你用错了沟通工具。

到底如何用五句简洁表达自己的意思?

  • 介绍自己:这是否你们来往的第一封电邮?是的话,说明自己来自哪个部门、公司,如果你之前见过对方,可以简短自己和对方在什麽场合碰过面。

  • 目的:你为何要写这封电邮?你希望对方的回应是什麽?为了得到你期待的回应,你需要告诉对方什麽资讯?先了解自己电邮大纲,以免下笔後不小心打了一大堆「废话」。可能你需要查询,或是要报告一些事情,又或者你想推销一个产品。无论原因是什麽,在电邮开头单刀直入,说明来意,对方才能知道背景,继续看下去。

  • 为什麽会电邮对方: 可能对方属於你查询的部门?只有对方才有你需要的资讯?最重要是让对方知道「为什麽你不找其他人而找他」。

  • 为什麽对方要帮忙? 如果给不出这个理由,可能对方会将帮你忙这件事的优次排最後。理由可以是跟进上次一同开会的待办事项,所以对方要帮忙,或是这个帮助亦有助对方日後的工作等等。

  • 期待回应:你写电邮大概不是只想要对方「蓝剔」你吧?清晰有礼地解释你希望对方如何回应,不要让对方自行猜测。如果你需要对方在某个期限内回覆,记得写下日期。

⚠️注意⚠️

  • 避免模糊字句:「我不确定」、「大概」之类字眼不单意思模糊,也让对方觉得你没有自信!很多时候,大家觉得用类似字眼能表现出礼貌,但其实这些字眼非但不能够表达你的意思,更浪费字数。记得先了解写这封电邮的原意和目的是什麽,有自信、得体地表达自己的意思即可。

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从事Marketing,撰写揾工及面试技巧等职场文章。

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