避免來回!寫好Email的五句定律

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相信我們都收過「錯誤」或是「奇怪」的Email。方健儀分享自己受過電郵邀請,對方問她能否在 “Last October”出席活動。也有網民Ellie分享說,自己不小心將公司報價資料寄給同名客戶。更可怕的是,直到客戶打電話告訴她前,她都沒有發現自己的錯誤。這名網民承認「那是一個愚蠢的錯誤,如果我慢下來重新覆看電郵,就可以避免這個問題」。

有網民抱怨自己活在「email地獄」。他喜歡在電郵中描述各項細節、事情的前因後果等,由於每個電郵都很長,該名網民每天都熬夜寫電郵。可惜沒有人欣賞他的心力,不少人收到他的電郵後,會告訴他自己還沒有機會看完。由此可見,不懂善用電郵,更可能將自己推入地獄,每天為電郵煩惱!

根據Adobe的調查,25至34歲的年輕人平均花6.4小時檢查電郵,當中逾三分之一的人更會在睡覺前仍然檢查工作電郵,處理業務。CNBC報導指出,上班族一日平均收到121封電郵,收件箱中有500封未讀郵件。收發電郵佔工作生活很大部分。如果我們如上述網民一樣,封封電郵都水蛇春咁長,每日就會浪費很多時間心力在電郵上,影響我們的作息之餘,也降低效率,甚至可能讓我們像Ellie一樣,寄錯電郵也不自知。

五句定律

為了解決這個問題,不少企業家支持「五句定律」(five-sentence rule)。顧明思義,這個規則将將電郵長度限制在五句之內。有些人更會在電郵簽名中補充,「為了不浪費你我的時間,我的電郵會在五句之內。」如果你覺得自己的回覆未能在五句之內,效率專家兼作者Chris Bailey說,你可以打電話給對方。職場策略專家兼作者Leigh Stringer更直言,如果你的電郵過長,可能你用錯了溝通工具。

到底如何用五句簡潔表達自己的意思?

  • 介紹自己:這是否你們來往的第一封電郵?是的話,說明自己來自哪個部門、公司,如果你之前見過對方,可以簡短自己和對方在什麼場合碰過面。

  • 目的:你為何要寫這封電郵?你希望對方的回應是什麼?為了得到你期待的回應,你需要告訴對方什麼資訊?先了解自己電郵大綱,以免下筆後不小心打了一大堆「廢話」。可能你需要查詢,或是要報告一些事情,又或者你想推銷一個產品。無論原因是什麼,在電郵開頭單刀直入,說明來意,對方才能知道背景,繼續看下去。

  • 為什麼會電郵對方: 可能對方屬於你查詢的部門?只有對方才有你需要的資訊?最重要是讓對方知道「為什麼你不找其他人而找他」。

  • 為什麼對方要幫忙? 如果給不出這個理由,可能對方會將幫你忙這件事的優次排最後。理由可以是跟進上次一同開會的待辦事項,所以對方要幫忙,或是這個幫助亦有助對方日後的工作等等。

  • 期待回應:你寫電郵大概不是只想要對方「藍剔」你吧?清晰有禮地解釋你希望對方如何回應,不要讓對方自行猜測。如果你需要對方在某個期限內回覆,記得寫下日期。

⚠️注意⚠️

  • 避免模糊字句:「我不確定」、「大概」之類字眼不單意思模糊,也讓對方覺得你沒有自信!很多時候,大家覺得用類似字眼能表現出禮貌,但其實這些字眼非但不能夠表達你的意思,更浪費字數。記得先了解寫這封電郵的原意和目的是什麼,有自信、得體地表達自己的意思即可。

  • 避免開放式問題:「你覺得這季的銷售額為何上升?」、「有什麼我們可以繼續做,來維持這個銷售額?」這兩個問題聽起來,是可以開會討論的話題。要用至少半個小時討論的事情,怎麼可能三言兩語在電郵中盡訴?如果你想詢問對方意見,可以先在電郵裡提出問題,然後問對方何時方便,大家透過電話討論。

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從事Marketing,撰寫揾工及面試技巧等職場文章。

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