要找人写推荐信!请谁写?如何问?

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点解你需要推荐信?在HR角度,cover letter和CV都由applicant自行「创作」,无从求证。为了从第三者角度认识applicant,不少HR要求applicant提供推荐信,从而了解applicant的工作表现、态度和性格等。 情形就如你找餐厅和朋友聚会,会上网看看其他人的食评,而不会单凭餐厅的广告单张下决定一样。

那到底推荐信请谁帮忙写?要开口请别人帮忙好像很尴尬,怎麽问才得体呢?

推荐人是谁

推荐信的目的,是了解你的能力是否足以胜任该职位,你的工作态度和性格能否配合新公司等。Robert Half Technology地区总裁Ryan Sutton说,希望透过推荐人了解applicant的专业态度和行为。为了更全面了解applicant,有时候HR甚至会联络推荐人。所以在写推荐信一事上,找「对的人」非常重要。

一般而言,如果推荐人是你上一份工作的上司,能助HR从老闆的角度了解你,对你有一定的优势。但如果你不幸和上司吵大镬,也不是世界末日。一个理想的推荐人不一定是你的上司,但必须具备以下几点:

  • 了解你的为人和工作表现: Work it Daily 创办人说公司「期望推荐人能评论你的强项和弱项」。所以推荐人应该可以描述你工作内容,提供你「做到野」的例子。

  • 不是陈年旧事:推荐人和你的交情不必深,但一定要够新!不要找你中学做义工时的supervisor,先别论对方仍否记得你,对僱主而言,那都是陈年旧事,与今日的你关係不大!

  • 表达能力清晰:在寻找推荐人时,这是很容易被遗忘的一点。由于HR可能会致电或email他们,了解你的工作表现,所以记得找一个表达能力清晰,能够说服僱主聘用你的人。再者,要是你的推荐人讲话1999,那恐怕推荐信也不会写得多流畅!

讲了以上criteria,那到底可以找谁帮忙写推荐信?可以参考下面的例子:

  • 上一份工作的Supervisor、senior同事:有时候,和你同Team一起拼搏的同事,分分钟比你的直辖上司更了解你的工作能力。

  • 合作过的主管:可能你和自己的上司不太岩key,反而和你合作过一份project的隔离team主管更欣赏你。这种时候,问问他们拿推荐信也是一个不错的做法。

  • 实习supervisor:与正式工作supervisor的原理一样,做intern的同学可以在实习期结束前请supervisor为你写一封推荐信。

  • 大学教授:如果你想申请研究助理(research assistant),或是你刚毕业,又没有实习经验,找大学教授也是一个可行的方法。如果你在某些科目表现特别突出,可以请他们为你写写推荐信,透过你的学业表现来论述你problem-solving的技巧,也无不可。

如何拜託人写推荐信

要拜託一个职位比你高的人帮忙,可能有点尴尬。用错方法问,最怕不小心得罪对方,不但推荐信没有拿到,还破坏了自己的network。参考这些方法,让你得体地请人写推荐信吧!

  • 当面询问:面对面问可能让你感到很紧张,却是很有效的方法!如果你每日工作会见到对方,可以先informal地问问对方是否愿意为你写推荐信,不用劳师动众写email。例如,你在pantry见到上司,可以在大家等叮饭时顺口问问。

  • 解释原因:公司人才鼎盛,为何你希望对方做你的推荐人呢?可能因为对方是你的上司,可能因为对方和你做过同一份project。记得向对方说明你为何认为他是一个理想的推荐人,证明你不是随便找一个人。

  • 为对方留一线:记得,对方有权say no。可能他们觉得和你不太熟络,或是贵人事忙,没有空帮你写。无论原因是什麽,为对方预留say no的馀地,他朝大家好相见。询问时,可以说「知道最近peak season,如果你很忙也没关係」之类,为对方留个下台阶。对方也会因你的细心对你留下好印象。

  • email:对方口头上答应了为你写推荐信,恭喜你!记得即日电邮对方,感谢对方愿意帮助你,同时解释信的用途,例如,你申请了什麽公司或职位。如果你知道申请公司的HR会联络推荐人,记得在email中提及这一点,让推荐人有心理准备。

最后,如果你正准备跳糟,问自己现任公司应该很尴尬。试先联络上任公司吧!要是申请公司问你拿现任的reference,可以询问能否迟些补上,以免在公司大锣大鼓宣告自己打算离开啦!

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从事Marketing,撰写揾工及面试技巧等职场文章。

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