搵人寫Reference Letter!邊個寫?點問人?

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點解你需要推薦信?在HR角度,cover letter和CV都由applicant自行「創作」,無從求證。為了從第三者角度認識applicant,不少HR要求applicant提供推薦信,從而了解applicant的工作表現、態度和性格等。 情形就如你搵餐廳和朋友聚會,會上網看看其他人的食評,而不會單憑餐廳的廣告單張下決定一樣。

那到底推薦信搵邊個寫?要開口請別人幫忙好像很尷尬,怎麼問才得體呢?

推薦人是誰

推薦信的目的,是了解你的能力是否足以勝任該職位,你的工作態度和性格能否配合新公司等。Robert Half Technology地區總裁Ryan Sutton說,希望透過推薦人了解applicant的專業態度和行為。為了更全面了解applicant,有時候HR甚至會聯絡推薦人。所以在寫推薦信一事上,找「對的人」非常重要。

一般而言,如果推薦人是你上一份工作的上司,能助HR從老闆的角度了解你,對你有一定的優勢。但如果你不幸和上司吵大鑊,也不是世界末日。一個理想的推薦人不一定是你的上司,但必須具備以下幾點:

  • 了解你的為人和工作表現: Work it Daily 創辦人說公司「期望推薦人能評論你的強項和弱項」。所以推薦人應該可以描述你工作內容,提供你「做到野」的例子。

  • 不是陳年舊事:推薦人和你的交情不必深,但一定要夠新!不要找你中學做義工時的supervisor,先別論對方仍否記得你,對僱主而言,那都是陳年舊事,與今日的你關係不大!

  • 表達能力清晰:在尋找推薦人時,這是很容易被遺忘的一點。由於HR可能會致電或email他們,了解你的工作表現,所以記得找一個表達能力清晰,能夠說服僱主聘用你的人。再者,要是你的推薦人講話1999,那恐怕推薦信也不會寫得多流暢!

講了以上criteria,那到底可以搵邊個寫推薦信?可以參考下面的例子:

  • 上一份工作的Supervisor、senior同事:有時候,和你同Team一起拼搏的同事,分分鐘比你的直轄上司更了解你的工作能力。

  • 合作過的主管:可能你和自己的上司不太岩key,反而和你合作過一份project的隔離team主管更欣賞你。這種時候,問問他們拿推薦信也是一個不錯的做法。

  • 實習supervisor:與正式工作supervisor的原理一樣,做intern的同學可以在實習期結束前請supervisor為你寫一封推薦信。

  • 大學教授:如果你想申請研究助理(research assistant),或是你剛畢業,又沒有實習經驗,找大學教授也是一個可行的方法。如果你在某些科目表現特別突出,可以請他們為你寫寫推薦信,透過你的學業表現來論述你problem-solving的技巧,也無不可。

如何拜託人寫推薦信

要拜託一個職位比你高的人幫忙,可能有點尷尬。用錯方法問,最怕不小心得罪對方,不但推薦信沒有拿到,還破壞了自己的network。參考這些方法,讓你得體地請人寫推薦信吧!

  • 當面詢問:面對面問可能讓你感到很緊張,卻是很有效的方法!如果你每日工作會見到對方,可以先informal地問問對方是否願意為你寫推薦信,不用勞師動眾寫email。例如,你在pantry見到上司,可以在大家等叮飯時順口問問。

  • 解釋原因:公司人才鼎盛,為何你希望對方做你的推薦人呢?可能因為對方是你的上司,可能因為對方和你做過同一份project。記得向對方說明你為何認為他是一個理想的推薦人,證明你不是隨便找一個人。

  • 為對方留一線:記得,對方有權say no。可能他們覺得和你不太熟絡,或是貴人事忙,沒有空幫你寫。無論原因是什麼,為對方預留say no的餘地,他朝大家好相見。詢問時,可以說「知道最近peak season,如果你很忙也沒關係」之類,為對方留個下台階。對方也會因你的細心對你留下好印象。

  • email:對方口頭上答應了為你寫推薦信,恭喜你!記得即日電郵對方,感謝對方願意幫助你,同時解釋信的用途,例如,你申請了什麼公司或職位。如果你知道申請公司的HR會聯絡推薦人,記得在email中提及這一點,讓推薦人有心理準備。

最後,如果你正準備跳糟,問自己現任公司應該幾尷尬。試先聯絡上任公司吧!要是申請公司問你拿現任的reference,可以詢問能否遲些補上,以免在公司大鑼大鼓宣告自己打算離開啦!

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Sophia Wong

從事Marketing,撰寫揾工及面試技巧等職場文章。

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